Tuesday, August 9, 2011

Standar Operasional Prosedur (SOP) BMT

Identitas Jabatan                  : Kepala Bagian Operasional

Unit kerja                              : Bagian Operasi


Posisi Jabatan dalam Organisasi

 
 Fungsi Utama Jabatan
Merencanakan, mengarahkan, mengontrol serta mengevaluasi seluruh rangkaian aktivitas dibidang operasional baik yang berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal yang dapat meningkatkan profesionalisme BMT.

Tanggung Jawab
1.       Terselenggaranya pelayanan yang memuaskan (service excelent) kepada mitra/anggota BMT.
2.      Terevaluasinya dan terselesaikannya seluruh permasalahan yang ada dalam operasional BMT.
3.      Terbitnya laporan keuangan, laporan perkembangan pembiayaan, dan laporan mengenai penghimpunan dana masyarakat secara lengkap, akurat dan sah, baik harian, bulanan ataupun sesuai dengan periode yang dibutuhkan.
4.      Terarsipkannya seluruh dokumen-dokumen keuangan, dokumen lembaga, dokumen pembiayaan serta dokumen penting lainnya.
5.      Terarsipkannya surat masuk dan keluar serta notulasi rapat manajemen dan rapat operasional.
6.      Terselnggaranya seluruh aktivitas rumah tangga BMT yang mendukung aktivitas BMT.
7.      Terselenggaranya absensi kehadiran karyawan dan dokumentasi hasil penilaian seluruh karyawan.

Tugas Pokok
1.       Terselenggaranya pelayanan yang memuaskan (service excelent) kepada mitra/anggota BMT.
a.       Melakukan pengawasan terhadap pekerjaan jasa mitra atas pelayanan yang diberikan kepada mitra BMT.
b.      Memberikan masukan dan arahan pada hal-hal yang berkenaan dengan pelayanan untuk meningkatkan kualitas pelayanan terhadap mitra.
c.       Memperhatikan masukan serta keluhan mitra atas pelayanan BMT dan membahasnya pada tingkat rapat operasional untuk mendapatkan jalan keluar.
d.      Menyelesaikan sesegera mungkin apabila ada kasus yang berkaitan dengan mitra.
2.      Terevaluasinya dan terselesaikannya seluruh permasalahan yang ada dalam operasional BMT.
a.        Mengadendakan dan memimpin rapat operasional bulanan untuk membahas rencana kerja operasional, target kerja dan evaluasi secara keseluruhan serta permasalahan-permasalahan yang terjadi pada bagian operasional.
b.      Mendokumentasikan hasil rapat bulanan sebagai bahan rujukan atas aktivitas selanjutnaya.
c.       Melakukan kontrol terhadap kesepakatan dan keputusan yang diambil dalam rapat.
3.      Terbitnya laporan keuangan, laporan perkembangan pembiayaan, dan laporan mengenai penghimpunan dana masyarakat secara lengkap, akurat dan sah, baik harian, bulanan ataupun sesuai dengan periode yang dibutuhkan.
a.        Memeriksa laporan harian, bulanan dan mengesahkan (otorisasi)
b.      Memeriksa laporan mengenai perkembangan pimbiayaan, tingkat kelancaran pembiayaan, dan laporan mengenai mitra-mitra yang bermasalah.
c.       Membuat dan mengirimkan laporan keuangan BMT atas persetujuan manajer kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
4.      Terarsipkannya seluruh dokumen-dokumen keuangan, dokumen lembaga, dokumen pembiayaan serta dokumen penting lainnya.
a.       Mengatur dan mengawasi sistem pengarsipan seluruh bagian di operasional.
b.      Menimpan dokumen lembaga serta menjaga keamananya seperti : akte pendirian lembaga, laporan-laporan pajak, Surat Keputusan, Berita Acara, Surat-surat perjanjian kerjasama, dll.
c.       Membuat mekanisme/ sistem peminjaman untuk dokumen-dokumen berharga bila dibutuhkan.
d.      Mengkaji sistem pengarsipan yang telah ada dalam upaya penyempurnaan.
5.      Terarsipkannya surat masuk dan keluar serta notulasi rapat manajemen dan rapat operasional.
a.       Memberikan nomor surat keluar serta mengarsipkannya.
b.      Menerima surat masuk, dan memberkan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai perihal isi surat.
c.       Menunjuk salah satu staff operasional untuk menjadi notulen dalam rapat manajemen ataupun operasional.
d.      Mendistribusikan hasil rapat kepada pihak-pihak terkait.
e.       Mengarsipkan hasil notulen rapat sesuai dengan tempatnya.

6.      Terselenggaranya seluruh aktivitas rumah tangga BMT yang mendukung aktivitas BMT.
a.       Melakukan perencanaan anggaran rumah tangga BMT dan mengajukan kepada manajer/ Badan Pengurus.
b.      Melakukan evaluasi, kontrol dan upaya-upaya penghematan apabila terjadi hal-hal yang diluar kebiasaan (pembengkakan biaya operasional)
c.       Melakukan pengawasan atas pembayaran kewajiban setiap akhir bulan seperti pembayaran rekening, pajak, dll.
7.      Terselenggaranya absensi kehadiran karyawan dan dokumentasi hasil penilaian seluruh karyawan.
a.       Membuat absensi setiap pergantian bulan.
b.      Melakukan kontrol (sebagai penyelia) atas absensi karyawan.
c.       Membuat rekapitulasi kehadiran karyawan, berkenaan dengan pengajuan gaji yang dibuat.
d.      Membuat daftar gaji dan mengajukan pada manajer untuk disetujui oleh Badan Pengurus.
e.       Mendokumentasikan seluruh arsip yang berkenaan dengan prestasi dan kondisi kerja karyawan kedalam masing-masing map file karyawan.
f.       Melakukan rekapitulasi kondite karyawan pada setiap akhir semester dengan arsip pendukung yang ada sebagai bahan evaluasi terhadap karyawan yang bersangkutan.

Wewenang
1.      Mengeluarkan biaya operasional rutin dalam batas wawanang.
2.      Mengajukan biaya operasional dan kebutuhan-kebutuhan lain yang dibutuhkan untuk mendukung pekerjaan dibidang operasional kepada manajer untuk dipertimbangkan.
3.      Menyetujui pengeluaran kas untuk penarikan tabungan dalam batas wewenang.
4.      Melakukan kontrol terhadap kehadiran karyawan.
5.      Memeriksa seluruh laporan dalam bidang operasional.
6.      Menegur karyawan bidang operasional apabila bekerja tidak sesuai dengan perosedur yang berlaku.
7.      Menyetujui pemotongan biaya administrasi tabungan untuk tabungan yang tidak bermutasi selama 6 bulan atau sesuai dengan kebijakan BMT.
8.      Meminta pihak-pihak tertentu yang memegang tanggungjawab dana BMT (Uang Muka Biaya, TL, Pinjaman lainnya) untuk cepat menyelesaikan, apabila waktu yang disepakati sudah tiba.
9.      Memberikan masukan dan membantu bagian operasional lainnya yang memerlukan bantuan, dalam kapasitasnya sebagai Kabag Operasional.

Hubungan Kerja

 Persyaratan Jabatan
1.      Persyaratan kemampuan
a.       Pengetahuan Manajemen
§  Menejemen Dana.
b.      Keterampilan Manajerial
§  Mengorganisir bawahan.
§  Membangkitkan semangat kerja bawahan.
§  Mampu merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan operasional.
§  Dapat melakukan analisis suatu masalah dan mengambil keputusan.
c.       Keterampilan teknis
§  Teknik menghitung uang cepat
§  Mengetahui karakteristik uang palsu
§  Membuat, membaca dan menanalisis laporan keuangan
§  Analisis Biaya
§  Komputer
§  Akuntansi
§  Komunikasi
d.      Persyaratan mental
1.      Kejujuran                       : Sangat Tinggi
2.      Kewibawaan                  : Sedang
3.      Disiplin                          : Sangat Tinggi
4.      Loyalitas                        : Sangat Tinggi
5.      Inisiatif                          : Sangat Tinggi
6.      Objektivitas                   : Sangat Tinggi
7.      Ketelitian                       : Sangat Tinggi
8.      Daya Konsentrasi          : Tinggi
9.      Daya Adaptasi               : Tinggi
10.  Kreativitas                     : Tinggi
e.       Persyaratan fisik
Sehat secara umum
Sumber : Berbagai Sumber Bacaan

Comments
0 Comments